Norwegen – Fotokopierer – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS führt diese Ausschreibung im Auftrag der Eigentümergemeinden in der OFA-Zusammenarbeit durch, um einen neuen Rahmenvertrag für Multifunktionsgeräte (MFP) und zugehörige Dienstleistungen zu erstellen. Die Gemeinden haben einen erheblichen und unterschiedlichen Bedarf an Drucken, Kopieren und Scannen. Die aktuelle Ausstattung besteht aus sowohl geleasten als auch selbstbeschafften Multifunktionsgeräten unterschiedlichen Alters, Kapazität, Funktionalität und Restlebensdauer. Gleichzeitig variieren die Größe, Organisation und Nutzungsmuster der Gemeinden. Es besteht daher Bedarf an einem flexiblen und zukunftsorientierten Vertrag, der sowohl Standardisierung als auch lokale Anpassungen unterstützt. Ziel der Ausschreibung ist es, einen gemeinsamen Rahmenvertrag zu erstellen, der den Gemeinden Zugang zu einem vorhersehbaren, kosteneffizienten, sicheren und stabilen Betrieb der Multifunktionsgeräte ermöglicht. Der Vertrag soll einen schrittweisen Austausch und die Modernisierung der Geräte ermöglichen, während die bestehenden Systeme dort, wo es angemessen ist, weitergeführt werden können. Die Gemeinden haben bereits PaperCut als gemeinsames System für sicheres Drucken und Druckverwaltung übernommen. Die Ausschreibung umfasst daher kein neues Druckmanagementsystem. Es ist eine grundlegende Voraussetzung, dass die angebotenen Multifunktionsgeräte vollständig mit PaperCut kompatibel sind und nahtlos in die bestehende Druckumgebung des Auftraggebers integriert werden können. Bei den meisten Gemeinden in Agder werden die ICT-Dienste durch interkommunale Zusammenarbeit oder Unternehmen erbracht, während einige Gemeinden noch ihre eigenen IT-Umgebungen haben. Dies bedeutet, dass Bestellroutinen, Genehmigungsprozesse, Rechnungsstellung und Nachverfolgung zwischen den einzelnen Auftraggebern variieren. Bietende müssen daher in der Lage sein, verschiedene Organisationsmodelle im Rahmen der Vereinbarung zu bewältigen. Durch die Ausschreibung möchte OFA IKS ein langfristiges und nachhaltiges Liefermodell etablieren, das den Bedarf der Gemeinden an Qualität, Sicherheit, Flexibilität und guter Gesamtwirtschaftlichkeit sicherstellt. Die Ausschreibung soll zur besseren Verwaltung der Geräte, zur Reduzierung des administrativen Aufwands, zur effektiven Nutzung von Ressourcen und zu relevanten Umweltgewinnen beitragen. 2. Beschreibung der Aufgabe Die Aufgabe umfasst die Lieferung von Multifunktionsgeräten und den zugehörigen Dienstleistungen an Gemeinden und in der Rahmenvereinbarung enthaltene Einheiten. Die Lieferung soll den Bedarf an Drucken, Kopieren und Scannen an verschiedenen Arten von Standorten und Organisationen abdecken, von kleineren Verwaltungsstellen bis hin zu größeren Umgebungen mit hohem Dokumentenvolumen und fortschrittlichen Funktionsanforderungen. Der Vertrag umfasst unter anderem: Miete von Multifunktionsgeräten Lieferung und Austausch von Geräten Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme Service und Wartung technischer Support und Benutzerbetreuung laufende Beratungsdienste und Vertragsverfolgung Berichterstattung und Managementinformationen Der Bietende soll ein flexibles Liefermodell anbieten, das einen schrittweisen Austausch der Geräte unterstützt und einen stabilen Betrieb in Phasen gewährleistet, in denen neue und bestehende Systeme parallel funktionieren müssen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, gebrauchte Multifunktionsgeräte vom Lieferanten oder anderen, wenn dies angemessen ist, zu beschaffen. Wir bitten um eine Gesamtlieferung mit besonderem Augenmerk auf Qualität, Service, Sicherheit, Flexibilität und Lebenszykluskosten. Weitere Anforderungen an Funktionalität, Dienstleistungen, Servicelevels und Dokumentation finden sich in anderen Teilen der Ausschreibungsunterlagen.