Malta – Event-Organisation – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

Die EUAA plant die Vergabe von bis zu drei (3) nachgelagerten Rahmenverträgen für Dienstleistungen für jedes Los für die Bereitstellung hochwertiger Event-Organisationsdienste und damit verbundener Reise- und Logistikdienste, die für die Organisation und Durchführung der administrativen und operativen Meetings und Veranstaltungen der Agentur erforderlich sind. Die Rahmenverträge unterstützen Veranstaltungen, die in Moldawien (Lot 1), Ukraine (Lot 2) und dem Westbalkan (Lot 3) organisiert werden, wie in den technischen Spezifikationen weiter beschrieben. Die unter den Rahmenverträgen zu erbringenden Dienstleistungen richten sich nach den spezifischen Anforderungen jeder Veranstaltung, wie von der Agentur definiert. Sie können, aber nicht ausschließlich, Folgendes umfassen:

• Vermietung von Konferenzräumen;

• Bereitstellung von Audio-Visuell- (AV) und Übersetzungsausrüstung;

• Catering-Dienstleistungen;

• Koordination von Drittanbietern und On-Site-Logistikmanagement;

• Erstellung von Veranstaltungsschildern und Einreichung von Unterstützungsdokumenten und Rechnungen, falls erforderlich;

• Vermietung von AV- und Übersetzungsausrüstung für von der Agentur, den Stakeholdern oder anderen Dritten bereitgestellte Veranstaltungsorte;

• Organisation von Mittagessen, Abendessen und anderen Catering-Arrangements;

• Reservierung geeigneter Unterkünfte gemäß den Anforderungen der Agentur;

• Organisation, Bereitstellung und Überwachung von Transportdiensten;

• Bereitstellung von Event-Assistenzdiensten vor, während und nach der Veranstaltung;

• Koordination und Bereitstellung von Sicherheits- und medizinischen Dienstleistungen, falls erforderlich;

• Bearbeitung und Zahlung von Reise-, Unterkunfts- und/oder Verpflegungsentschädigungen für Veranstaltungsteilnehmer, einschließlich der Sammlung der relevanten Unterstützungsdokumente, gemäß den Anweisungen der Agentur.

Veranstaltungen in der Ukraine werden nur dann organisiert, wenn die vorherrschende Sicherheitslage es der Agentur ermöglicht, Präsenzveranstaltungen abzuhalten, nach der Sicherheitsbewertung der Agentur und jeder geltenden Sicherheitsbeschränkungen.