Finnland – Softwarepaket und Informationssysteme – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (später auch Auftraggeber) fordert Angebote für ein HRM- und Gehaltsabrechnungssystem. Gegenstand der Beschaffung ist ein Software-as-a-Service (SaaS) System, das die Funktionalitäten des Hauptregisters der Personalverwaltung (sogenannte HRM-Gesamtheit) sowie die Funktionalitäten der Gehaltsabrechnung enthält. Die Lösung muss die verschiedenen Arbeitszeitmodelle der Stadt Espoo unterstützen, wie Büro-, Schicht- und allgemeine Arbeitszeiten, verschiedene Arbeitsorganisationen, wie feste und flexible Arbeitszeiten, sowie die in den Kommunen verwendeten Arbeitsverträge und lokalen Vereinbarungen. Gegenstand der Beschaffung sind die folgenden Dienstleistungspakete: - System als Software-as-a-Service (SaaS) - Implementierung und Anpassung des Dienstes für Espoo - Anwendungswartungsdienste - Dienstleistungen für die kontinuierliche Weiterentwicklung und Beratung des Systems Eine detailliertere Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes ist im Anhang 1 "Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes" des Angebotsaufrufs enthalten. Auf der Grundlage des Wettbewerbsverfahrens wird ein Lieferant und ein Ersatzlieferant ausgewählt. Der Vertrag tritt mit der Unterzeichnung in Kraft und ist unbefristet. Das voraussichtliche Startdatum der Vertragslaufzeit ist Dezember 2026. BESCHAFFUNGSVORBEREITUNG Die Beschaffungseinheit hat die Beschaffung vorbereitet, indem sie die auf dem Markt verfügbaren Optionen, die Wettbewerbsbedingungen und die Durchführungsmethoden der Beschaffung bewertet hat. Bei der Marktanalyse wurden umfassend schriftlich und durch Marktgespräche mit Akteuren des Sektors, Expertisen genutzt, die Aufteilung der Beschaffung in Teile sowie verschiedene Implementierungsmodelle bewertet. MARKTGEPRÄCHSFORTSCHRITTE 2025 Im Jahr 2025 wurden Marktgespräche mit drei identifizierten potenziellen Lieferanten geführt. 1) Systemdemonstrationen In den Kalenderwochen 12 - 15 / 2025 wurden die Lieferanten aufgefordert, ihre angebotenen Systeme vorzustellen. 2) Kommentierung des Angebotsaufrufsentwurfs Der Angebotsaufrufsentwurf wurde den Lieferanten in zwei Teilen (A1 und A2) zur Kommentierung zugesendet. - A1 Kommentierungsrunde: enthielt alle Dokumente mit Ausnahme der zentralen Prozessbeschreibungen, der Struktur der Berichtsanforderungen, der Mitteilung der Lehrerinformationen, der Inhalte der Datensätze sowie der Anforderungsliste der funktionalen Anforderungen des Systems. Die Kommentierungsfrist war der 5.5.2025 – 14.5.2025 und die Kommentare wurden in Lieferantengesprächen in den Kalenderwochen 21 besprochen. - A2 Kommentierungsrunde: enthielt die Anhang 1.3, 1.8, 1.9 und 5 sowie die Anforderungsliste der funktionalen Anforderungen. Die Kommentierungsfrist war der 19.5 – 2.6.2025 und die Kommentare wurden in Lieferantengesprächen in den Kalenderwochen 24 besprochen. 3) Gesendete präzisierende Fragen Von den Lieferanten wurden auch präzisierende Informationen zu den Gehaltsabrechnungszyklen der Systeme, den Hauptbenutzerdiensten und der externen HRM-Lösung, den Technologien der angebotenen Systeme, deren Lebensdauer sowie Schätzungen der Lizenzkosten und der Kosten des Implementierungsprojekts angefordert, um die Bestimmung des Beschaffungswerts und des Budgets zu unterstützen. MARKTGEPRÄCHSFORTSCHRITTE 2026 Anfang 2026 wurde auch ein vierter potenzieller Lieferant identifiziert, mit dem ein Lieferantengespräch in der Kalenderwoche 7 zur Vorstellung des Angebotsaufrufsentwurfs stattfand. Dem Lieferanten wurde nach dem Treffen der gleiche Angebotsaufrufsentwurf zur Kommentierung zugesendet, wie er auch den anderen potenziellen Lieferanten zugesendet wurde, und hierzu wurden Kommentare bis zum 5.3.2026 erhalten. Von allen vier Lieferanten wurden zusätzlich schriftliche Kommentare zum aktualisierten Angebotsaufrufsentwurf vom 17.3-1.4.2026 angefordert. Die Marktanalyse wurde so durchgeführt, dass kein einzelner Lieferant bevorzugt wurde und die Analyse fair und transparent durchgeführt wurde. MARKTANALYSEBEOBACHTUNGEN Die bei der Analyse gewonnenen Erkenntnisse wurden bei der Definition des Beschaffungsgegenstands, der Festlegung der Eignungsanforderungen und der Bestimmung der Bewertungskriterien für die Angebote genutzt. Eine zentrale Erkenntnis der Analyse war auch, dass die Anforderungen der von Espoon kaupunki verwendeten Arbeitsverträge (wie KVTES und OVTES) möglicherweise den Markt für HRM- und Gehaltsabrechnungssysteme einschränken. Zusätzlich könnten einschränkende Faktoren die Bedürfnisse von Espoon in Bezug auf die kontinuierlichen Dienstleistungen der Gehaltsabrechnungszyklen, die doppelte Umgebung des Systems sowie die Integrationen sein. Bei der Vorbereitung der Beschaffung wurden die Grundsätze der Marktanalyse gemäß § 65 des Beschaffungsgesetzes berücksichtigt und die Beschaffungseinheit ist der Ansicht, dass die Vorbereitung den Wettbewerb fördert. AUFTEILUNG DER BESCHAFFUNG IN TEILE Die Beschaffungseinheit hat die Aufteilung der Beschaffung in Teile bewertet. Die Beschaffung wurde nicht in Teile aufgeteilt, da der Beschaffungsgegenstand und die damit verbundenen Dienstleistungen eine einheitliche Einheit bilden, die es nicht sinnvoll ist, in kleinere Einheiten zu unterteilen. Darüber hinaus würde die Aufteilung der Beschaffung in Teile die Risiken erheblich erhöhen, die mit der Integration, der Verantwortungsaufteilung, der Implementierung und der einheitlichen Verwaltung der Daten verbunden sind. Die Beschaffungseinheit ist der Ansicht, dass die Nichtaufteilung der Beschaffung dem Charakter, der Durchführungsmethode und der Zweckmäßigkeit der Beschaffung entspricht.