Finnland – Softwarepaket und Informationssysteme – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (später auch Auftraggeber) fordert Angebote für ein elektronisches Wartungsbuchsystem. Gegenstand der Beschaffung sind: Elektronisches Wartungsbuchsystem als SaaS-Software-Dienst, Implementierung des Dienstes und maßgeschneiderte Anpassung für den Auftraggeber, Support- und Wartungsdienste für die Anwendung sowie Weiterentwicklungs- und Beratungsdienste für das beschaffte System. Aufgrund der Ausschreibung werden ein (1) Lieferant und ein (1) Ersatzlieferant ausgewählt. Die zu beschaffenden funktionalen Einheiten des Systems sind: • Erstellung und Durchführung von Serviceanfragen • Erstellung und Pflege von Wartungsplänen für Wartungsobjekte sowie Durchführung von Wartungsmaßnahmen • Wartungstagebuch • Verwaltung von Immobilieninformationen • Energiemanagement für Wartungsobjekte • Eigenüberwachung • Langfristige Pläne (PTS) für einen Teil der Wartungsobjekte • Berichts- und Statistikfunktionen Eine detaillierte Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes ist im Anhang 1 "Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes" des Angebotsformulars enthalten. Der geschätzte Gesamtwert der Beschaffung für vier Jahre (MwSt. 0 %) beträgt 2 500 000 Euro. Hinweis! Aus Budgetgründen wurden für laufende Kosten (SaaS-Dienstgebühren, Support- und Wartungskosten sowie Wartungskosten für Integrationen) Höchstpreise festgelegt. Der Jahrespreis für laufende Kosten (Anhang 6, Preisblatt, Spalte 1-Vergleichspreis, Zelle O60) darf 200 000 Euro/Jahr nicht überschreiten. Eine Überschreitung des Höchstpreises führt wahrscheinlich zur Ablehnung des Angebots.

BESCHAFFUNGSVORBEREITUNG

Die Beschaffungseinheit hat die Beschaffung vorbereitet, indem sie die auf dem Markt verfügbaren Optionen, Wettbewerbsbedingungen und Durchführungsmethoden der Beschaffung bewertet hat. Bei der Marktanalyse wurden umfassend schriftlich und telefonisch Branchenakteure befragt und verschiedene Implementierungsmodelle bewertet. Die Marktanalyse wurde so durchgeführt, dass kein einzelner Lieferant bevorzugt wurde und die Analyse fair und transparent durchgeführt wurde. Die Marktanalyse wurde am 26.2.2026 in HILMA veröffentlicht. Zu der Marktanalyse meldeten sich 14 Lieferanten an. Die angemeldeten Lieferanten erhielten im März 2026 eine Voraufgabe, mit der die in den auf dem Markt verfügbaren Systemen realisierten Funktionen kartiert wurden. Die Marktanalyse wurde anschließend mit vier Lieferanten fortgesetzt. Im März und April 2026 wurden mit drei Lieferanten Gesprächstermine organisiert, bei denen die Lieferanten ihre Systeme vorstellten. Zusätzlich stellte ein Lieferant sein System in separaten Videos vor. Im Mai 2026 wurden von den Lieferanten schriftliche Zusatzauskünfte angefordert und im Juni 2026 wurde ihnen der vollständige Angebotsentwurf mit Anhängen zur Kommentierung zugesandt, wonach von den Kommentierenden weitere klärende Zusatzauskünfte angefordert wurden. Bei der Analyse wurde festgestellt, dass auf dem Markt mehrere elektronische Wartungsbuchsysteme verfügbar sind. Aufgrund der Marktanalyse konnte festgestellt werden, dass insbesondere der Bedarf der Stadt Espoo an einer Energiemanagementeinheit als Teil des Wartungsbuches den Markt einschränkt. Die bei der Analyse gewonnenen Erkenntnisse wurden bei der Definition des Beschaffungsgegenstandes, der Festlegung der Eignungsanforderungen und der Bestimmung der Kriterien für den Angebotsvergleich berücksichtigt. Bei der Vorbereitung der Beschaffung wurden die im Beschaffungsgesetz § 65 genannten Grundsätze für die Marktanalyse berücksichtigt, und die Beschaffungseinheit ist der Ansicht, dass die Vorbereitung den Wettbewerb fördert.

BESCHAFFUNGSAUFTEILUNG

Die Beschaffungseinheit hat die Aufteilung der Beschaffung in Teile bewertet. Die Beschaffung wurde nicht in Teile aufgeteilt, da das beschaffte System und die damit verbundenen Dienste eine einheitliche Einheit bilden, die es nicht sinnvoll ist, in kleinere Einheiten zu unterteilen. Darüber hinaus würde eine Aufteilung die Risiken in Bezug auf Integrationen, Verantwortungsaufteilung, Implementierung und einheitliche Datenverwaltung erheblich erhöhen. Die Beschaffungseinheit ist der Ansicht, dass die Aufteilung der Beschaffung unter Berücksichtigung der Art, der Durchführung und der Zweckmäßigkeit der Beschaffung gerechtfertigt ist.