Norwegen – Fotokopierer – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS führt diese Ausschreibung im Auftrag der Eigentümergemeinden in der OFA-Zusammenarbeit durch, um einen neuen Rahmenvertrag für Mehrfunktionsgeräte (MFP) und damit verbundene Dienstleistungen zu erstellen. Die Gemeinden haben einen erheblichen und unterschiedlichen Bedarf an Drucken, Kopieren und Scannen. Die aktuelle Ausstattung besteht aus sowohl geleasten als auch selbstbeschafften Mehrfunktionsgeräten unterschiedlichen Alters, Kapazität, Funktionalität und Restlebensdauer. Gleichzeitig variieren die Größe der Gemeinden, ihre Organisation und Nutzungsmuster. Daher besteht Bedarf an einem flexiblen und zukunftsorientierten Vertrag, der sowohl Standardisierung als auch lokale Anpassungen unterstützt. Ziel der Ausschreibung ist es, einen gemeinsamen Rahmenvertrag zu schaffen, der den Gemeinden Zugang zu einem vorhersehbaren, kosteneffizienten, sicheren und stabilen Betrieb der Mehrfunktionsgeräte ermöglicht. Der Vertrag soll einen schrittweisen Austausch und die Modernisierung der Geräte ermöglichen, während die bestehenden Systeme dort, wo es angebracht ist, weitergeführt werden können. Die Gemeinden haben bereits PaperCut als gemeinsames System für sicheres Drucken und Druckverwaltung eingeführt. Die Ausschreibung umfasst daher kein neues Druckmanagementsystem. Es ist eine grundlegende Voraussetzung, dass die angebotenen Mehrfunktionsgeräte vollständig mit PaperCut kompatibel sind und nahtlos in die bestehende Druckumgebung des Auftraggebers integriert werden können. Für die meisten Gemeinden in Agder werden die ICT-Dienstleistungen durch interkommunale Zusammenarbeit oder Unternehmen erbracht, während einige Gemeinden noch ihre eigenen IT-Umgebungen haben. Dies bedeutet, dass Bestellroutinen, Genehmigungsprozesse, Rechnungsstellung und Nachverfolgung zwischen den einzelnen Auftraggebern variieren. Bietende müssen daher in der Lage sein, unterschiedliche Organisationsmodelle im Rahmen der Vereinbarung zu handhaben. Durch die Ausschreibung möchte OFA IKS ein langfristiges und nachhaltiges Liefermodell etablieren, das den Bedarf der Gemeinden an Qualität, Sicherheit, Flexibilität und guter Gesamtwirtschaftlichkeit sicherstellt. Die Ausschreibung soll zu einer besseren Verwaltung der Geräte, einer reduzierten administrativen Belastung, einer effizienten Nutzung der Ressourcen und relevanten Umweltgewinnen beitragen.

2. Beschreibung der Aufgabe

Die Aufgabe umfasst die Lieferung von Mehrfunktionsgeräten und den damit verbundenen Dienstleistungen an Gemeinden und in der Rahmenvereinbarung enthaltene Einheiten. Die Lieferung soll den Bedarf an Drucken, Kopieren und Scannen an verschiedenen Arten von Standorten und Organisationen abdecken, von kleineren Verwaltungsstellen bis hin zu größeren Umgebungen mit hohem Dokumentenvolumen und fortgeschrittenen Funktionsanforderungen. Der Vertrag umfasst unter anderem: Miete von Mehrfunktionsgeräten, Lieferung und Austausch von Geräten, Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme, Service und Wartung, technische Unterstützung und Benutzerbetreuung, laufende Beratungsdienste und Vertragsnachverfolgung, Berichterstattung und Managementinformationen. Der Bietende muss ein flexibles Liefermodell anbieten, das eine schrittweise Erneuerung der Geräte unterstützt und einen stabilen Betrieb in Zeiten sicherstellt, in denen neue und bestehende Systeme parallel funktionieren müssen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, gebrauchte Mehrfunktionsgeräte vom Lieferanten oder anderen, wo angebracht, zu beschaffen. Wir bitten um eine Gesamtlieferung mit besonderem Augenmerk auf Qualität, Service, Sicherheit, Flexibilität und Lebenszykluskosten. Weitere Anforderungen an Funktionalität, Dienstleistungen, Servicelevels und Dokumentation finden sich in den anderen Teilen der Ausschreibungsunterlagen.