Malta – Event-Organisation – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

Die EUAA plant die Vergabe von bis zu drei (3) Folge-Dienstleistungsrahmenverträgen für jedes Los für die Bereitstellung hochwertiger Dienstleistungen zur Veranstaltung und Logistik, die für die Organisation und Durchführung der Verwaltungs- und Betriebsmeetings und -veranstaltungen der Behörde erforderlich sind. Die Rahmenverträge unterstützen Veranstaltungen, die in Moldawien (Los 1), der Ukraine (Los 2) und dem Westbalkan (Los 3) stattfinden, wie in den technischen Spezifikationen weiter beschrieben. Die unter den Rahmenverträgen zu erbringenden Dienstleistungen hängen von den spezifischen Anforderungen jedes einzelnen Ereignisses ab, wie von der Behörde definiert. Sie können, sind aber nicht beschränkt auf: • Vermietung von Konferenzräumen; • Bereitstellung von Audio-Visuelle (AV) und Dolmetschausrüstung; • Catering-Dienstleistungen; • Koordination von Drittanbieter-Dienstleistern und logistische Management vor Ort; • Vorbereitung von Veranstaltungsschildern und Einreichung von unterstützenden Dokumenten und Rechnungen, falls erforderlich; • Miete von AV- und Dolmetschausrüstung für von der Behörde, den Stakeholdern oder anderen Dritten bereitgestellten Veranstaltungsorten; • Organisation von Mittagessen, Abendessen und anderen Catering-Angelegenheiten; • Reservierung geeigneter Unterkünfte gemäß den Anforderungen der Behörde; • Organisation, Bereitstellung und Überwachung von Transportdiensten; • Bereitstellung von Event-Assistance-Dienstleistungen vor, während und nach dem Event; • Koordination und Bereitstellung von Sicherheits- und medizinischen Dienstleistungen, falls erforderlich; • Bearbeitung und Zahlung von Reise-, Unterbringungs- und/oder Verpflegungszuschüssen für Teilnehmer an Veranstaltungen, einschließlich der Sammlung der relevanten unterstützenden Dokumente, gemäß den Anweisungen der Behörde. Veranstaltungen in der Ukraine werden nur organisiert, wenn die vorherrschende Sicherheitslage es der Behörde ermöglicht, Präsenzveranstaltungen abzuhalten, nach der Sicherheitsbewertung der Behörde und etwaigen geltenden Sicherheitsbeschränkungen.