Dänemark – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Udbud af fælles affaldssystem til Nordværk

Nordværk I/S beschafft, implementiert und betreibt und wartet ein neues Fachsystem zur Verwaltung und Unterstützung der Abfallentsorgung, im Folgenden als Lösung bezeichnet. Die Beschaffung erfolgt, um die derzeitige Systemunterstützung des Nordværks Renovierungsbereichs zu ersetzen und eine umfassende, zeitgemäße und zukunftssichere Lösung zu etablieren, die die Geschäftsprozesse unterstützen kann, die sich auf Verwaltung, Planung, Sachbearbeitung, Ausführung, Registrierung, Nachverfolgung und Dokumentation der Abfallentsorgung beziehen. Die Beschaffung umfasst die Lieferung und Implementierung der Lösung sowie die Leistungen, die erforderlich sind, um die Lösung zu etablieren und in Betrieb zu nehmen. Dazu gehören unter anderem Klärung und Konfiguration, Migration und Einrichtung relevanter Daten, Einrichtung und Anpassung von Integrationen, Test, Schulung, Dokumentation, Inbetriebnahme sowie anschließender Betrieb, Support, Wartung und Weiterentwicklung im Einklang mit dem Vertrag und den Vertragsanlagen. Die Lösung soll die gesamte Wertschöpfungskette von Nordværk im Renovierungsbereich unterstützen, von der Anfrage oder Bestellung eines Bürgers oder Kunden über die Planung und Ausführung der konkreten Renovierungsaufgabe bis hin zur anschließenden Registrierung, Sachbearbeitung, Nachverfolgung, Controlling, Dokumentation und Grundlage für die Abrechnung. Die Beschaffung ist Teil der Arbeit von Nordværk, um eine effektive, zusammenhängende und datengesteuerte Verwaltung und den Betrieb der Abfallentsorgung sicherzustellen. Die Lösung soll standardisierte und kontrollierbare Arbeitsabläufe, hohe Datenqualität, reduzierten Bedarf an manuellen Prozessen sowie bessere Möglichkeiten zur Steuerung, Nachverfolgung und kontinuierlichen Weiterentwicklung des Renovierungsbereichs unterstützen. Die Lösung soll gleichzeitig sinnvoll in die übrigen Systemlandschaften von Nordværk integriert werden und organisatorische, betriebliche und technologische Änderungen über die Vertragslaufzeit hinweg unterstützen. Das übergeordnete Ziel der Lösung ist insbesondere: i) Unterstützung zusammenhängender und effektiver Arbeitsabläufe im Bereich Kundverwaltung, Sachbearbeitung, Betriebsplanung, Aufgabenausführung, Registrierung, Controlling und Nachverfolgung, ii) Unterstützung der operativen Abfallentsorgung sowohl für Nordværks eigene als auch für externe Renovateure, einschließlich Planung, Routen, Navigation, Registrierung der ausgeführten Aufgaben, Handhabung von Abweichungen und betrieblicher Nachverfolgung, und iii) Schaffung einer flexiblen und zukunftssicheren Systembasis mit hoher Datenqualität und guten Möglichkeiten zur Integration, Konfiguration, Automatisierung, Berichterstattung und kontinuierlichen Weiterentwicklung. Die Geschäftsprozesse und die Funktionalität, die für die Lösung gelten, sind in den Vergabeunterlagen im Anhang 3 – Lieferbeschreibung näher beschrieben. Es wird erwartet, dass die Lösung mehrere verschiedene interne und externe Benutzergruppen unterstützen muss. Dazu gehören unter anderem ca. 186-200 interne Renovierungsmitarbeiter, 55-65 administrative Mitarbeiter, 10-20 Administratoren/Superbenutzer, 40-50 administrative Benutzer bei externen Renovateuren sowie 100-110 Renovierungsmitarbeiter bei externen Renovateuren. Die Benutzergruppen werden unterschiedliche Rollen und Zugriffsbedürfnisse in der Lösung haben. Die Lösung soll auf einer technischen Plattform eingerichtet werden, die die Anforderungen an Verfügbarkeit, Sicherheit, Integration, Skalierbarkeit, Betrieb und Weiterentwicklung erfüllt, die sich aus dem Vertrag und den Vertragsanlagen ergeben. Die genauen technischen Anforderungen an die Lösung und deren Einrichtung ergeben sich aus den relevanten Anhang der Vergabeunterlagen. Die Lösung muss eine offene, transparente und gut dokumentierte Architektur haben und in die gesamte Systemlandschaft von Nordværk integriert werden können. Der Lieferant muss die Dokumentation, die für den Betrieb, die Verwaltung, Integrationen, Konfiguration, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung der Lösung erforderlich ist, im Einklang mit den Anforderungen des Vertrags und der Vertragsanlagen liefern und pflegen. Die Lösung unterstützt geschäftskritische Prozesse im Zusammenhang mit der täglichen Verwaltung und Ausführung der Abfallentsorgung. Daher werden Anforderungen an die Verfügbarkeit, Stabilität, Sicherheit, Nachverfolgbarkeit und Datensicherheit der Lösung gestellt, sodass Daten und Registrierungen zuverlässig im operativen Betrieb, in der Kundenbetreuung, in der Sachbearbeitung, im Controlling, in der Dokumentation und als Grundlage für die Abrechnung verwendet werden können. Die Lösung muss mit einer Reihe von Nordværks anderen Systemen und technischen Lösungen integriert werden. Dazu gehören unter anderem relevante Schnittstellen zu Abrechnungssystem, GIS- und Datengrundlage, Self-Service-Lösungen, Registrierungsgeräten, Wiegensystemen und anderen Drittanbieterlösungen, bei denen ein Datenaustausch erforderlich ist, um zusammenhängende Arbeitsabläufe zu unterstützen. Die konkreten Anforderungen an Integrationen und Schnittstellen ergeben sich aus den relevanten Anhang der Vergabeunterlagen. Das Vergabeangebot enthält ferner eine Reihe von Optionen für zusätzliche Funktionalitäten und Lieferungen, die Nordværk im Einklang mit dem Vertrag nutzen kann. Die konkreten Optionen und deren Bedingungen ergeben sich aus dem Vertrag und den Vertragsanlagen, einschließlich Anhang 3 – Lieferbeschreibung. Die Inbetriebnahme der Lösung erfolgt nach Durchführung der vereinbarten Aktivitäten, einschließlich Klärung, Konfiguration, Datamigration, Integrationen, Test, Schulung und Genehmigung. Der genaue Ablauf und Zeitplan für Implementierung und Inbetriebnahme werden im Einklang mit dem Vertrag und den relevanten Anhang festgelegt. Der Vertrag enthält daher eine Implementierungsphase von bis zu 12 Monaten sowie nach der Inbetriebnahme eine Betriebsphase von 6 Jahren mit der Möglichkeit der Verlängerung um zweimal 12 Monate.