Dinamarca – Servicios de suministro de software – Udbud af udlejnings- og ejendomsadministrationssystem

I - CONTEXTO Y OBJETIVO

Bygningsstyrelsen adjudica un contrato para la provisión de una solución SaaS para la asistencia informática de la administración de propiedades y arrendamiento en Bygningsstyrelsen. Bygningsstyrelsen necesita una solución que funcione como el sistema principal de Bygningsstyrelsen para la asistencia informática de su centro de expertos en arrendamiento y gestión de activos. La solución debe entregarse como una solución SaaS con la configuración necesaria para apoyar las necesidades de Bygningsstyrelsen. El proveedor debe llevar a cabo la implementación, incluyendo la configuración, la instalación y la migración de datos desde el sistema existente de Bygningsstyrelsen, así como la formación de los usuarios de Bygningsstyrelsen de acuerdo con las necesidades de Bygningsstyrelsen antes de la provisión de la solución. Después de la provisión, el proveedor debe entregar el Servicio, incluyendo la operación, el soporte y el mantenimiento. Bygningsstyrelsen utilizará Navision Stat para la recaudación de alquileres. Esto se apoya mediante una integración externa que debe accederse a través de una API proporcionada por la solución. El objetivo principal de la solución es:

- Apoyar las tareas principales de Bygningsstyrelsen en arrendamiento, administración de propiedades, administración de contratos y recaudación,

- Funcionar como la fuente principal de datos maestros centrales (propiedades, edificios, unidades de alquiler, etc.) utilizados en toda la organización de Bygningsstyrelsen,

- Apoyar el registro adecuado de datos y garantizar la trazabilidad y las posibilidades de auditoría y control, y

- Ser parte de la arquitectura IT integral de Bygningsstyrelsen con una plataforma de integración y una plataforma de datos, así como formar una parte central del paisaje de sistemas integral de Bygningsstyrelsen y de su estrategia IT y de datos general.

El sistema existente tiene actualmente aproximadamente 10 usuarios simultáneos y contiene aproximadamente 5.300 contratos. Bygningsstyrelsen espera que la solución futura contenga entre 2.000 y 2.500 contratos después de la migración de datos. El sistema existente contiene actualmente aproximadamente 1.400 propiedades, 3.200 edificios, áreas de tierra y objetos de propiedad, 500 clientes, 6.300 unidades de alquiler y 700 arrendadores privados y/o administradores, y se realizan aproximadamente 22.000 recaudaciones al año, que deben migrarse.

II - SERVICIOS PRINCIPALES

El contrato incluye los siguientes servicios principales:

a) Servicios Iniciales: El proveedor debe llevar a cabo la implementación durante la fase de implementación, incluyendo la configuración e instalación de la Solución en estrecha colaboración con Bygningsstyrelsen de acuerdo con las necesidades de Bygningsstyrelsen, la migración de datos y la formación de usuarios.

b) Servicios Continuos: El proveedor debe poner la Solución a disposición de Bygningsstyrelsen desde la fecha de provisión en forma de software como servicio, incluyendo la operación, el soporte y el mantenimiento.

c) Servicios bajo Pedido: El proveedor debe, a petición de Bygningsstyrelsen, proporcionar Servicios bajo Pedido para la Solución, incluyendo, por ejemplo, asistencia de consultoría para asesoramiento, enseñanza, configuración y establecimiento de integraciones con otros sistemas IT de Bygningsstyrelsen, como servicios basados en tiempo.

d) Servicios de Finalización: El proveedor debe, en caso de finalización total o parcial del Contrato, independientemente de la causa, asistir a Bygningsstyrelsen en la medida en que sea relevante y necesario en relación con la transición de todos los datos a Bygningsstyrelsen, otros proveedores o autoridades.