Noruega – Fotocopiadoras – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS realiza esta contratación en nombre de los municipios propietarios en la cooperación OFA para establecer un nuevo acuerdo marco para máquinas multifuncionales (MFP) y servicios asociados. Los municipios tienen una necesidad significativa y variable de impresión, copia y escaneo. La maquinaria actual consiste en máquinas multifuncionales tanto arrendadas como propiedad de los municipios, de diferentes edades, capacidad, funcionalidad y vida útil restante. Al mismo tiempo, el tamaño de los municipios, su organización y patrones de uso varían. Por lo tanto, existe la necesidad de un contrato flexible y orientado al futuro que apoye tanto la estandarización como las adaptaciones locales. El objetivo de la contratación es establecer un acuerdo marco conjunto que permita a los municipios acceder a una operación predecible, rentable, segura y estable de las máquinas multifuncionales. El contrato debe facilitar la sustitución y modernización gradual de la maquinaria, al mismo tiempo que los sistemas existentes pueden continuar donde sea apropiado. Los municipios ya han adoptado PaperCut como un sistema conjunto para la impresión segura y la administración de impresión. Por lo tanto, la contratación no incluye un nuevo sistema de gestión de impresión. Es un prerrequisito fundamental que las máquinas multifuncionales ofrecidas sean completamente compatibles con PaperCut y puedan integrarse sin problemas en el entorno de impresión existente de la entidad adjudicadora. Para la mayoría de los municipios en Agder, los servicios de TI se entregan a través de cooperación intermunicipal o empresas, mientras que algunos municipios aún tienen sus propios entornos de TI. Esto significa que los procedimientos de pedido, los procesos de aprobación, la facturación y el seguimiento varían entre las diferentes entidades adjudicadoras. Los licitadores deben, por lo tanto, poder manejar diferentes modelos organizativos dentro del marco del acuerdo. A través de la contratación, OFA IKS desea establecer un modelo de entrega a largo plazo y sostenible que garantice la necesidad de los municipios de calidad, seguridad, flexibilidad y buena economía total. La contratación debe contribuir a una mejor gestión de la maquinaria, reducir la carga administrativa, utilizar los recursos de manera efectiva y obtener beneficios ambientales relevantes.

2. Descripción del encargo

El encargo incluye la entrega de máquinas multifuncionales y los servicios acompañantes a los municipios y entidades incluidas en el acuerdo marco. La entrega debe cubrir la necesidad de impresión, copia y escaneo en diferentes tipos de ubicaciones y organizaciones, desde pequeñas unidades administrativas hasta grandes entornos con un alto volumen de documentos y necesidades de funciones avanzadas. El contrato incluye, entre otros: alquiler de máquinas multifuncionales, entrega y sustitución de equipos, instalación, configuración y puesta en marcha, servicio y mantenimiento, soporte técnico y seguimiento del usuario, servicios de consultoría continua y seguimiento del acuerdo, informes y gestión de información. El licitador debe ofrecer un modelo de entrega flexible que apoye la renovación gradual de la maquinaria y asegure una operación estable en los períodos en los que los nuevos y los sistemas existentes deben funcionar en paralelo. La entidad adjudicadora se reserva el derecho de adquirir máquinas multifuncionales usadas por el proveedor, o por otros, cuando sea apropiado. Solicitamos una entrega general con particular énfasis en calidad, servicio, seguridad, flexibilidad y costos de ciclo de vida. Se encuentran más requisitos sobre funcionalidad, servicios, niveles de servicio y documentación en las otras partes de la documentación de licitación.