Malta – Servicios de eventos – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA prevé adjudicar hasta tres (3) contratos de servicios marco en cascada para cada Lote para la prestación de servicios de organización de eventos de alta calidad y servicios de viaje y logísticos relacionados necesarios para la organización e implementación de las reuniones y eventos administrativos y operativos de la Agencia. Los contratos marco apoyarán los eventos organizados en Moldova (Lote 1), Ucrania (Lote 2) y los Balcanes Occidentales (Lote 3), según se describe más detalladamente en las Especificaciones Técnicas. Los servicios a prestar en virtud de los contratos marco dependerán de los requisitos específicos de cada evento, según los defina la Agencia. Pueden incluir, entre otros: • Alquiler de lugar de conferencia; • Suministro de equipo audiovisual (AV) y de interpretación; • Servicios de catering; • Coordinación de proveedores de servicios de terceros y gestión logística en el lugar; • Preparación de la señalización del evento y presentación de los documentos de apoyo y facturas, si es necesario; • Alquiler de equipo AV e interpretación para lugares proporcionados por la Agencia, partes interesadas u otros terceros; • Organización de almuerzos, cenas y otros arreglos de catering; • Reservación de alojamiento adecuado de acuerdo con los requisitos de la Agencia; • Organización, provisión y supervisión de servicios de transporte; • Prestación de servicios de asistencia al evento antes, durante y después del evento; • Coordinación y provisión de servicios de seguridad y médicos, si es necesario; • Procesamiento y pago de viajes, alojamiento y/o dietas para los participantes del evento, incluyendo la recogida de los documentos de apoyo pertinentes, de acuerdo con las instrucciones de la Agencia. Los eventos en Ucrania solo se organizarán si la situación de seguridad prevaleciente permite a la Agencia celebrar eventos en persona, tras la evaluación de seguridad de la Agencia y cualquier restricción de seguridad aplicable.