Finlandia – Paquetes de software y sistemas de información – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (posteriormente también el Contratante) solicita ofertas para un sistema electrónico de gestión de mantenimiento como servicio SaaS, la implementación del servicio y la adaptación específica para el Contratante, los servicios de soporte y mantenimiento de la aplicación, así como los servicios de desarrollo continuo y consultoría para el sistema objeto de la contratación. En base a la licitación, se seleccionará un (1) proveedor y un (1) proveedor suplente. Los componentes funcionales del sistema a adquirir son:

• Realización y ejecución de solicitudes de servicio

• Elaboración y mantenimiento de los planes de mantenimiento de los objetos de mantenimiento y ejecución de las medidas de mantenimiento

• Diario de mantenimiento

• Gestión de datos de propiedades

• Gestión de la energía de los objetos de mantenimiento

• Autocontrol

• Planes a largo plazo (PTS) para parte de los objetos de mantenimiento

• Funcionalidades de informes y estadísticas

Una descripción más detallada del contenido de la contratación se encuentra en el anexo 1 del pliego de condiciones "Descripción del objeto de la contratación". El valor total estimado de la contratación para un período de cuatro años (IVA 0 %) es de 2 500 000 euros. Nota. Por razones presupuestarias, se ha establecido un precio máximo para los costos continuos (pagos por el servicio SaaS, costos de soporte y mantenimiento e integraciones de mantenimiento). El precio anual de los costos continuos (anexo 6, Hoja de cálculo de precios, pestaña 1-Comparación de precios, celda O60) no debe exceder los 200 000 euros/año. El exceso del precio máximo probablemente resultará en la exclusión de la oferta.

PREPARACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

La unidad de contratación ha preparado la contratación evaluando las opciones disponibles en el mercado y las condiciones de la competencia, así como los métodos de implementación de la contratación. En el estudio de mercado, se ha consultado ampliamente a los actores del sector por escrito y a través de conversaciones de mercado, y se han evaluado diferentes modelos de implementación. El estudio de mercado se ha realizado de manera que no se ha favorecido a ningún proveedor individual y se ha actuado de manera justa y abierta. El aviso de estudio de mercado se publicó en HILMA el 26.2.2026. Se inscribieron 14 proveedores en la conversación de mercado. En marzo de 2026, se envió a los inscritos una tarea preliminar con la que se cartografiaron las funcionalidades implementadas en los sistemas disponibles en el mercado. Las conversaciones de mercado continuaron después con cuatro proveedores. En marzo-abril de 2026, se organizaron reuniones de discusión con tres proveedores, en las que los proveedores demostraron sus sistemas. Además, un proveedor demostró su sistema en videos proporcionados por separado. En mayo de 2026, se solicitaron aclaraciones por escrito a los proveedores y en junio de 2026 se les envió el borrador completo del pliego de condiciones con sus anexos para su comentario, tras lo cual se solicitaron aclaraciones adicionales a los que comentaron. En el estudio de mercado, se observó que en el mercado había varios sistemas electrónicos de gestión de mantenimiento. Basado en el estudio de mercado, se pudo concluir que, en particular, la necesidad de Espoon kaupunki de un componente de gestión de energía como parte del libro de mantenimiento delimita el mercado. Las observaciones obtenidas en el estudio de mercado se han utilizado en la definición del objeto de la contratación, la formulación de los requisitos de adecuación y la determinación de los criterios de comparación de las ofertas. En la preparación de la contratación, se han tenido en cuenta los principios de la Ley de Contratación Pública 65 § relacionados con el estudio de mercado y la unidad de contratación considera que la preparación apoya la realización de la competencia.

DIVISIÓN DE LA CONTRATACIÓN EN PARTES

La unidad de contratación ha evaluado la posibilidad de dividir la contratación en partes. La contratación no se ha dividido en partes, ya que el sistema objeto de la contratación y los servicios asociados forman una unidad coherente que no es adecuado dividir en unidades más pequeñas. Además, la división aumentaría significativamente los riesgos relacionados con las integraciones, la distribución de responsabilidades, la implementación y la gestión unificada de los datos. La unidad de contratación considera que, teniendo en cuenta la naturaleza, el método de implementación y el propósito de la contratación, no dividirla es una forma justificada de proceder.