Noruega – Fotocopiadoras – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS está llevando a cabo esta licitación en nombre de los municipios propietarios en la cooperación OFA para establecer un nuevo acuerdo marco para máquinas multifuncionales (MFP) y servicios asociados. Los municipios tienen una necesidad significativa y variable de impresión, copia y escaneo. La maquinaria actual consiste en máquinas multifuncionales tanto en arrendamiento como propiedad propia, de diversas edades, capacidad, funcionalidad y vida útil restante. Al mismo tiempo, el tamaño, la organización y los patrones de uso de los municipios varían. Por lo tanto, existe una necesidad de un contrato flexible y orientado al futuro que apoye tanto la estandarización como las adaptaciones locales. El objetivo de la licitación es establecer un acuerdo marco conjunto que proporcione a los municipios acceso a una operación predecible, rentable, segura y estable de las máquinas multifuncionales. El contrato debe facilitar el reemplazo gradual y la modernización de la maquinaria, al mismo tiempo que los sistemas existentes pueden continuar donde sea apropiado. Los municipios ya han adoptado PaperCut como un sistema conjunto para la impresión segura y la administración de impresiones. Por lo tanto, la licitación no incluye un nuevo sistema de gestión de impresión. Es un prerrequisito fundamental que las máquinas multifuncionales ofrecidas sean completamente compatibles con PaperCut y puedan integrarse sin problemas en el entorno de impresión existente de la entidad adjudicadora. Para la mayoría de los municipios en Agder, los servicios de TI se entregan a través de cooperación intermunicipal o empresas, mientras que algunos municipios aún tienen sus propios entornos de TI. Esto significa que las rutinas de pedido, los procesos de aprobación, la facturación y el seguimiento varían entre las diferentes entidades adjudicadoras. Los licitadores deben, por lo tanto, ser capaces de manejar diferentes modelos organizativos dentro del marco del acuerdo. A través de la licitación, OFA IKS desea establecer un modelo de entrega a largo plazo y sostenible que garantice la necesidad de los municipios de calidad, seguridad, flexibilidad y buena economía total. La licitación debe contribuir a una mejor gestión de la maquinaria, reducir la carga administrativa, utilizar los recursos de manera efectiva y obtener beneficios ambientales relevantes.

2. Descripción del trabajo

El trabajo incluye la entrega de máquinas multifuncionales y los servicios acompañantes a los municipios y entidades incluidas en el acuerdo marco. La entrega debe cubrir la necesidad de impresión, copia y escaneo en diferentes tipos de ubicaciones y organizaciones, desde unidades administrativas más pequeñas hasta entornos más grandes con un alto volumen de documentos y necesidades de funciones avanzadas. El contrato incluye, entre otros:

- Alquiler de máquinas multifuncionales

- Entrega y reemplazo de equipos

- Instalación, configuración y puesta en marcha

- Servicio y mantenimiento

- Soporte técnico y seguimiento del usuario

- Servicios de consultoría continua y seguimiento del acuerdo

- Informes y gestión de la información

El licitador debe ofrecer un modelo de entrega flexible que apoye la renovación gradual de la maquinaria y asegure un funcionamiento estable en períodos en los que los nuevos y los sistemas existentes deben funcionar en paralelo. La entidad adjudicadora se reserva el derecho de licitar máquinas multifuncionales usadas por el proveedor, o por otros, donde sea apropiado. Solicitamos una entrega general con un énfasis particular en la calidad, el servicio, la seguridad, la flexibilidad y los costos del ciclo de vida. Se incluyen más requisitos sobre funcionalidad, servicios, niveles de servicio y documentación en otras partes de la documentación de licitación.