Malta – Servicios de eventos – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

La EUAA prevé adjudicar hasta tres (3) contratos de servicios de marco en cascada por cada Lote para la prestación de servicios de organización de eventos de alta calidad y servicios de viaje y logísticos relacionados necesarios para la organización e implementación de las reuniones y eventos administrativos y operativos de la Agencia. Los contratos de marco apoyarán a los eventos organizados en Moldova (Lote 1), Ucrania (Lote 2) y los Balcanes Occidentales (Lote 3), tal como se describe más detalladamente en las Especificaciones Técnicas. Los servicios que se proporcionarán bajo los contratos de marco dependerán de los requisitos específicos de cada evento, tal como los defina la Agencia. Estos pueden incluir, pero no se limitan a:

• Alquiler de lugar de conferencia;

• Provisión de equipo audiovisual (AV) y de interpretación;

• Servicios de catering;

• Coordinación de proveedores de servicios de terceros y gestión logística en el lugar;

• Preparación de la señalización del evento y presentación de los documentos de apoyo y facturas, cuando sea necesario;

• Alquiler de equipo AV e interpretación para los lugares proporcionados por la Agencia, los interesados o terceros;

• Organización de almuerzos, cenas y otros arreglos de catering;

• Reserva de alojamiento adecuado de acuerdo con los requisitos de la Agencia;

• Organización, provisión y supervisión de servicios de transporte;

• Provisión de servicios de asistencia al evento antes, durante y después del evento;

• Coordinación y provisión de servicios de seguridad y médicos, cuando sea necesario;

• Procesamiento y pago de viajes, alojamiento y/o dietas para los participantes del evento, incluyendo la recogida de los documentos de apoyo pertinentes, de acuerdo con las instrucciones de la Agencia.

Los eventos en Ucrania solo se organizarán cuando la situación de seguridad prevaleciente permita a la Agencia celebrar eventos presenciales, siguiendo la evaluación de seguridad de la Agencia y cualquier restricción de seguridad aplicable.