Finlande – Logiciels et systèmes d'information – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

La Ville d'Espoo (ci-après également l'Acheteur) demande des offres pour un système de gestion des ressources humaines (HRM) et de paie. L'objet de l'appel d'offres est un système logiciel en tant que service (SaaS) qui comprend les fonctionnalités du registre principal des ressources humaines (appelé HRM-complète) ainsi que les fonctionnalités de calcul de la paie. La solution doit prendre en charge les différents types de temps de travail des employés de la Ville d'Espoo, tels que le temps de travail de bureau, le temps de travail par périodes et le temps de travail général, les différentes formes d'organisation du travail, c'est-à-dire le temps de travail fixe et flexible, ainsi que les conventions collectives et les accords locaux utilisés dans les communes. Les ensembles de services suivants sont l'objet de l'appel d'offres : - Système en tant que service (SaaS) - Mise en service et adaptation pour Espoo - Services de maintenance applicative - Services de développement continu et d'expertise du système Une description plus détaillée du contenu de l'appel d'offres est fournie dans le document joint 1 "Description de l'objet de l'appel d'offres". Sur la base de la procédure de passation, un fournisseur principal et un fournisseur de secours seront sélectionnés. Le contrat entrera en vigueur à la date de signature et sera en vigueur jusqu'à nouvel ordre. La date de début prévue de la période contractuelle est en décembre 2026. PRÉPARATION DE L'APPEL D'OFFRES L'unité d'achat a préparé l'appel d'offres en évaluant les options disponibles sur le marché, les conditions de concurrence et les méthodes de mise en œuvre de l'appel d'offres. L'étude de marché a largement consulté les acteurs du secteur par écrit et par des dialogues de marché, a utilisé des avis d'experts, a évalué la division de l'appel d'offres en lots et différents modèles de mise en œuvre. AVANCEMENT DES DIALOGUES DE MARCHÉ 2025 En 2025, des dialogues de marché ont été menés avec trois fournisseurs potentiels identifiés. 1) Démonstration des systèmes Les semaines 12-15/2025, les fournisseurs ont été invités à présenter leurs systèmes disponibles. 2) Commentaires sur le projet de demande de proposition Le projet de demande de proposition a été envoyé aux fournisseurs pour commentaires en deux parties (A1 et A2). - Tour de commentaires A1 : comprenait tous les documents sauf les descriptions de processus clés, la composition des rapports, les données de notification des informations pédagogiques et le formulaire de demande des exigences fonctionnelles du système. La période de commentaires était du 5.5.2025 au 14.5.2025 et les commentaires ont été discutés avec les fournisseurs lors des réunions avec les fournisseurs les semaines 21 - Tour de commentaires A2 : comprenait les annexes 1.3, 1.8, 1.9 et l'annexe 5, le formulaire de demande de proposition, la feuille de calcul des exigences fonctionnelles. La période de commentaires était du 19.5 au 2.6.2025 et les commentaires ont été discutés avec les fournisseurs lors des réunions avec les fournisseurs les semaines 24. 3) Questions de clarification supplémentaires Les fournisseurs ont également été invités à fournir des informations supplémentaires concernant les cycles de paie des systèmes, les services principaux des utilisateurs, la solution HRM externe, la durée de vie des technologies des systèmes disponibles, les estimations des coûts des droits d'utilisation et des licences, ainsi que des coûts du projet de mise en service pour soutenir l'évaluation de la valeur de l'achat et la détermination du budget. AVANCEMENT DES DIALOGUES DE MARCHÉ 2026 Au début de l'année 2026, un quatrième fournisseur potentiel a également été identifié sur le marché, avec lequel une réunion avec le fournisseur a été organisée la semaine 7 pour présenter le projet de demande de proposition. Après la réunion, le même projet de demande de proposition a été envoyé au fournisseur pour commentaires, comme cela a été fait pour les autres fournisseurs potentiels, et des commentaires ont été reçus le 5.3.2026. Des commentaires écrits supplémentaires ont été demandés à tous les quatre fournisseurs pour le projet de demande de proposition mis à jour du 17.3 au 1.4.2026. L'étude de marché a été réalisée de manière à ne pas favoriser un fournisseur individuel et a été réalisée de manière équitable et transparente. OBSERVATIONS DE L'ÉTUDE DE MARCHÉ Les observations obtenues lors de l'étude de marché ont été utilisées pour définir l'objet de l'appel d'offres, pour établir les exigences de conformité, et pour déterminer les critères de comparaison des offres. Une observation clé de l'étude de marché était que les exigences des conventions collectives utilisées par la Ville d'Espoo (telles que KVTES et OVTES) pour le système HRM et de paie pourraient limiter le marché. De plus, des facteurs limitatifs pourraient être les besoins d'Espoo en matière de services continus de cycles de paie, d'environnement double du système et d'intégrations. Lors de la préparation de l'appel d'offres, les principes de l'article 65 de la loi sur les marchés publics concernant l'étude de marché ont été pris en compte et l'unité d'achat estime que la préparation soutient la réalisation de la concurrence. DIVISION DE L'APPEL D'OFFRES EN LOTS L'unité d'achat a évalué la division de l'appel d'offres en lots. L'appel d'offres n'a pas été divisé en lots, car le système et les services associés forment un ensemble cohérent qui n'est pas judicieux de diviser en plus petits ensembles. De plus, la division de l'appel d'offres en lots augmenterait considérablement les risques liés aux intégrations, à la répartition des responsabilités, à la mise en service et à la gestion cohérente des données. L'unité d'achat estime que le fait de ne pas diviser l'appel d'offres est justifié en tenant compte de la nature, de la méthode de mise en œuvre et de l'objectif de l'appel d'offres.