Malte – Services d'organisation d'événements – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

L'EUAA envisage attribuer jusqu'à trois (3) marchés-cadres de services en cascade pour chaque Lot pour la fourniture de services de haute qualité d'organisation d'événements et de services de voyage et logistiques connexes nécessaires à l'organisation et à la mise en œuvre des réunions et événements administratifs et opérationnels de l'Agence. Les marchés-cadres soutiendront les événements organisés en Moldavie (Lot 1), en Ukraine (Lot 2) et dans les Balkans occidentaux (Lot 3), comme décrit plus en détail dans les spécifications techniques. Les services à fournir dans le cadre des marchés-cadres dépendront des exigences spécifiques de chaque événement, telles que définies par l'Agence. Ils peuvent inclure, mais sans s'y limiter : • Location de lieux de conférence ; • Fourniture d'équipement audiovisuel (AV) et d'interprétation ; • Services de restauration ; • Coordination des fournisseurs de services tiers et gestion logistique sur site ; • Préparation de la signalisation de l'événement et soumission des documents de soutien et des factures, si nécessaire ; • Location d'équipement AV et d'interprétation pour les lieux fournis par l'Agence, les parties prenantes ou d'autres tiers ; • Organisation de déjeuners, dîners et autres dispositions de restauration ; • Réservation d'un hébergement adapté conformément aux exigences de l'Agence ; • Organisation, fourniture et supervision des services de transport ; • Fourniture de services d'assistance à l'événement avant, pendant et après l'événement ; • Coordination et fourniture de services de sécurité et médicaux, si nécessaire ; • Traitement et paiement des indemnités de déplacement, d'hébergement et/ou de subsistance pour les participants à l'événement, y compris la collecte des documents de soutien pertinents, conformément aux instructions de l'Agence. Les événements en Ukraine ne seront organisés que si la situation de sécurité le permet à l'Agence de tenir des événements en présentiel, suite à l'évaluation de la sécurité de l'Agence et à toute restriction de sécurité applicable.