Belgique – Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui – Aankoop van een ERP systeem, inclusief implementatie, licenties en onderhoud

Cette commande publique prévoit l'automatisation et la gestion des principaux processus opérationnels de l'autorité adjudicatrice par la mise en œuvre d'un système logiciel intégré (Enterprise Resource Planning ou ERP). Le contrat est conclu pour une période de 4 ans avec 2 prolongations possibles de 3 ans. Dans cette première phase sélective, l'autorité adjudicatrice vise à sélectionner les candidats qui peuvent fournir le logiciel et les services nécessaires pour l'implémentation d'un système ERP pour l'automatisation des processus financiers, d'achat et logistiques au sein de l'hôpital. Après la sélection des candidats sur la base de leur demande de participation, les spécifications requises seront davantage décrites dans un cahier des charges lors de la phase de qualification suivante. La portée de la commande comprend:

1. L'achat et l'implémentation d'un module financier qui soutient le fonctionnement quotidien du service financier, en tenant compte des exigences légales et des obligations de reporting (par exemple, Finhosta) auxquelles l'hôpital doit se conformer. Ce module financier doit supporter les processus suivants:

• Comptabilité générale et consolidation

• Comptabilité analytique et calcul des coûts

• Comptabilité fournisseurs

• Processus d'approbation des factures entrantes (y compris le principe de concordance) où les approbateurs sont déterminés par la structure organisationnelle

• Comptabilité clients y compris un suivi et un recouvrement approfondis des créances (plan de paiement / encaissement automatique / suivi par huissier)

• Gestion de trésorerie et de banque (y compris le traitement CODA et la planification de liquidité)

• Gestion des actifs fixes

• Suivi budgétaire au niveau des comptes généraux et des projets

• Gestion des prêts (y compris la possibilité d'importer des fichiers de diverses banques)

2. L'achat et l'implémentation d'un module d'achat qui soutient le fonctionnement quotidien du service des achats et comprend au moins les processus suivants:

• Création décentralisée de demandes d'achat pour des articles de stock et non de stock via un portail web simple et convivial

• Processus d'approbation des demandes d'achat où les approbateurs sont déterminés via la structure organisationnelle

• Traitement automatique et périodique des demandes d'achat en bons de commande

• Processus d'approbation des bons de commande

• Envoi automatique et numérique des bons de commande aux fournisseurs

• Gestion des contrats d'achat

• Retour des marchandises

3. L'achat et l'implémentation d'un module logistique qui soutient le fonctionnement quotidien du service logistique et comprend au moins les processus suivants:

• Réception de marchandises (articles de stock et non de stock) et de services

• Gestion des stocks de magasin central et de département

• Ravitaillement des magasins de département décentralisés au moyen de la numérisation (besoin) et de la préparation/pick-up

• Ravitaillement automatique du magasin central basé sur les niveaux de stock min/max, inventaire et contrôle des stocks

4. Intégration complète entre les modules financiers, d'achat et logistiques en ce qui concerne les données maîtres et transactionnelles.

5. Possibilités étendues de reporting en temps réel à un niveau transactionnel et agrégé au sein de chaque (sous)module du système ERP.

6. L'application ERP sera intégrée au sein d'un paysage d'applications complexe. Il est donc important qu'une intégration simple et flexible avec d'autres applications soit possible. Voici un aperçu des principales intégrations qui doivent être réalisées:

• Intégration Active Directory

• Intégration ADT avec OAZIS ZorgI (y compris l'intégration des données maîtres)

• Intégration TARFAC avec OAZIS ZorgI

• Intégration avec le paquet Apotheekpakket ZorgI pour les factures de pharmacie

• Intégration avec le paquet RH pour l'importation des écritures de paie (et des données maîtres)

• Intégration avec KARDEX kast pour la réception des articles de stock et la consommation de stock

• Intégration avec Aexis pour la consommation de stock

• Intégration avec Carenet

• Intégration avec un tiers pour le traitement automatique des factures

• Intégration avec un système WMS à choisir

• Intégration avec un système de gestion des installations à choisir

• Importation des fichiers de paiement des mutualités

• Intégrations supplémentaires