Finlande – Logiciels et systèmes d'information – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

La ville d'Espoo (ci-après également l'Acheteur) demande des offres pour un système de gestion des ressources humaines (HRM) et de paie. L'objet de l'appel d'offres est un système fourni en tant que service logiciel (SaaS), qui comprend les fonctionnalités du registre principal des ressources humaines (appelé ensemble HRM) ainsi que les fonctionnalités de calcul de la paie. La solution doit prendre en charge les différents types de temps de travail des employés de la ville d'Espoo, tels que le temps de travail de bureau, le temps de travail par période et le temps de travail général, les différents modes d'organisation du travail, c'est-à-dire le temps de travail fixe et flexible, ainsi que les conventions collectives et les accords locaux utilisés dans la municipalité. L'objet de l'appel d'offres comprend les ensembles de services suivants : - Système fourni en tant que service logiciel (SaaS) - Mise en service et adaptation du service pour Espoo - Services de maintenance applicative - Services de développement continu et d'expertise du système. Une description plus détaillée du contenu de l'appel d'offres est fournie dans l'annexe 1 du dossier d'appel d'offres intitulée "Description de l'objet de l'appel d'offres". Sur la base de la procédure de passation, un fournisseur principal et un fournisseur de secours seront sélectionnés. Le contrat entrera en vigueur à la date de signature et sera en vigueur jusqu'à nouvel ordre. La date de début prévue de la période contractuelle est en décembre 2026. PRÉPARATION DE L'APPEL D'OFFRES L'unité d'achat a préparé l'appel d'offres en évaluant les options disponibles sur le marché, les conditions de concurrence et les méthodes de mise en œuvre de l'appel d'offres. L'analyse de marché a été réalisée en consultant largement les acteurs du secteur par écrit et par des dialogues de marché, en utilisant des avis d'experts, en évaluant la division de l'appel d'offres en parties ainsi que différents modèles de mise en œuvre. AVANCEMENT DES DIALOGUES DE MARCHÉ 2025 En 2025, des dialogues de marché ont été menés avec trois fournisseurs potentiels identifiés. 1) Démonstration des systèmes Semaines 12 - 15 / 2025, les fournisseurs ont été invités à présenter les systèmes qu'ils proposent. 2) Commentaires sur le projet de cahier des charges L'avant-projet de cahier des charges a été envoyé aux fournisseurs pour commentaires en deux parties (A1 et A2). - Tour de commentaires A1 : comprenait tous les documents à l'exception des descriptions de processus clés, de la composition des rapports, des données de déclaration des informations sur les enseignants et des exigences fonctionnelles du système. La période de commentaires était du 5.5.2025 au 14.5.2025 et les commentaires ont été discutés avec les fournisseurs lors de réunions avec les fournisseurs semaines 21 - Tour de commentaires A2 : comprenait les annexes 1.3, 1.8, 1.9 et 5 du projet de cahier des charges, ainsi que la feuille de calcul des exigences fonctionnelles. La période de commentaires était du 19.5 au 2.6.2025 et les commentaires ont été discutés avec les fournisseurs lors de réunions avec les fournisseurs semaines 24. 3) Questions de clarification supplémentaires Les fournisseurs ont également été invités à fournir des informations supplémentaires concernant les cycles de paie des systèmes, les services principaux, la solution HRM externe, les cycles de vie des technologies des systèmes proposés, ainsi que les estimations des coûts des droits d'utilisation et des licences et du projet de mise en service pour soutenir l'évaluation de la valeur de l'appel d'offres et la détermination du budget. AVANCEMENT DES DIALOGUES DE MARCHÉ 2026 Au début de l'année 2026, un quatrième fournisseur potentiel a également été identifié sur le marché, avec lequel une réunion avec le fournisseur a eu lieu semaine 7 pour présenter le projet de cahier des charges. Après la réunion, le même projet de cahier des charges a été envoyé au fournisseur pour commentaires, comme cela a été fait pour les autres fournisseurs potentiels, et des commentaires ont été reçus le 5.3.2026. Des commentaires écrits supplémentaires ont été demandés à tous les quatre fournisseurs pour le projet de cahier des charges mis à jour du 17.3 au 1.4.2026. L'analyse de marché a été réalisée de manière à ce qu'aucun fournisseur individuel ne soit favorisé et que l'analyse ait été menée de manière équitable et transparente. OBSERVATIONS DE L'ANALYSE DE MARCHÉ Les observations obtenues lors de l'analyse de marché ont été utilisées pour définir l'objet de l'appel d'offres, établir les exigences de compatibilité, et déterminer les critères de comparaison des offres. Une observation clé de l'analyse de marché était que les exigences des conventions collectives utilisées par la ville d'Espoo (telles que KVTES et OVTES) pour le système HRM et de paie pourraient limiter le marché. De plus, des facteurs limitatifs pourraient être les besoins d'Espoo en matière de services continus de cycles de paie, d'environnement doublement sécurisé du système et d'intégrations. Lors de la préparation de l'appel d'offres, les principes de l'analyse de marché conformément à la section 65 de la loi sur les marchés publics ont été pris en compte et l'unité d'achat estime que la préparation soutient la réalisation de la concurrence. DIVISION DE L'APPEL D'OFFRES EN PARTIES L'unité d'achat a évalué la possibilité de diviser l'appel d'offres en parties. L'appel d'offres n'a pas été divisé en parties, car le système faisant l'objet de l'appel d'offres et le service associé forment un ensemble cohérent qu'il n'est pas judicieux de diviser en plus petites parties. De plus, la division de l'appel d'offres en parties augmenterait considérablement les risques liés aux intégrations, à la répartition des responsabilités, à la mise en service et à la gestion unifiée des données. L'unité d'achat estime que le fait de ne pas diviser l'appel d'offres est justifié en tenant compte de la nature, de la méthode de mise en œuvre et de l'objectif de l'appel d'offres.