Finlande – Logiciels et systèmes d'information – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

La Ville d'Espoo (ci-après également le Pouvant) demande des offres pour un système de gestion électronique des travaux d'entretien en tant que service logiciel SaaS, la mise en œuvre du service, l'adaptation spécifique au Pouvant, les services de support et de maintenance de l'application, ainsi que les services de développement et de conseil pour le système concerné. Sur la base de l'appel d'offres, un (1) fournisseur et un (1) fournisseur de secours seront sélectionnés. Les ensembles fonctionnels du système à acquérir sont les suivants : • La création et l'exécution des demandes de service • La création et la maintenance des plans d'entretien des objets d'entretien ainsi que l'exécution des mesures d'entretien • Le journal de maintenance • La gestion des données immobilières • La gestion de l'énergie des objets d'entretien • L'autosurveillance • Les plans à long terme (PTS) pour une partie des objets d'entretien • Les fonctionnalités de rapport et de statistique Une description plus détaillée du contenu de l'appel d'offres est disponible dans l'annexe 1 du dossier d'appel d'offres intitulée "Description de l'objet de l'appel d'offres". La valeur totale estimée de l'appel d'offres pour une période de quatre ans (TVA 0 %) est de 2 500 000 euros. Notez que, pour des raisons budgétaires, un prix maximum a été fixé pour les coûts récurrents (frais de service SaaS, frais de support et de maintenance ainsi que frais de maintenance des intégrations). Le prix annuel des coûts récurrents (annexe 6, feuille de calcul des prix, onglet 1-Comparaison des prix, cellule O60) ne doit pas dépasser 200 000 euros / an. Le dépassement du prix maximum entraînera probablement le rejet de l'offre. PRÉPARATION DE L'APPEL D'OFFRES L'unité d'achat a préparé l'appel d'offres en évaluant les options disponibles sur le marché, les conditions de concurrence et les méthodes de mise en œuvre. L'étude de marché a consulté largement les acteurs du secteur par écrit et par des discussions de marché, et a évalué différents modèles de mise en œuvre. L'étude de marché a été réalisée de manière à ne pas favoriser un fournisseur particulier et a été menée de manière équitable et transparente. Le rapport d'étude de marché a été publié sur HILMA le 26.2.2026. Quatorze fournisseurs ont répondu à la discussion de marché. En mars 2026, une tâche préliminaire a été envoyée aux répondants pour cartographier les fonctionnalités mises en œuvre dans les systèmes disponibles sur le marché. Les discussions de marché ont ensuite été poursuivies avec quatre fournisseurs. En mars-avril 2026, des réunions de discussion ont été organisées avec trois fournisseurs, au cours desquelles les fournisseurs ont démontré leurs systèmes. De plus, un fournisseur a démontré son système par le biais de vidéos fournies séparément. En mai 2026, des éclaircissements supplémentaires ont été demandés aux fournisseurs et, en juin 2026, le projet de demande de proposition complète, y compris les annexes, leur a été envoyé pour commentaires, après quoi des éclaircissements supplémentaires ont été demandés aux commentateurs. L'étude de marché a révélé qu'il existe plusieurs systèmes de gestion électronique des travaux d'entretien sur le marché. Sur la base de l'étude de marché, il a été possible de constater que, en particulier, le besoin de la Ville d'Espoo pour un ensemble de gestion de l'énergie en tant que partie du carnet d'entretien limite le marché. Les observations faites lors de l'étude de marché ont été utilisées pour définir l'objet de l'appel d'offres, pour fixer les exigences de pertinence et pour déterminer les critères de comparaison des offres. La préparation de l'appel d'offres a pris en compte les principes de l'étude de marché conformément à l'article 65 de la loi sur les marchés publics, et l'unité d'achat estime que la préparation soutient la réalisation de la concurrence. DIVISION DE L'APPEL D'OFFRES EN SECTIONS L'unité d'achat a évalué la possibilité de diviser l'appel d'offres en sections. L'appel d'offres n'a pas été divisé en sections, car le système concerné et le service qui y est lié forment un ensemble cohérent qui n'est pas judicieux de diviser en plus petits ensembles. De plus, la division augmenterait considérablement les risques liés aux intégrations, à la répartition des responsabilités, à la mise en œuvre et à la gestion unifiée des données. L'unité d'achat estime que le fait de ne pas diviser l'appel d'offres est justifié en tenant compte de la nature, de la méthode de mise en œuvre et de la finalité de l'appel d'offres.